Med PDF-formatet bliver virksomhedens arbejde med faktureringen både nemmere og hurtigere, fordi PDF-fakturaen kan sendes til kunderne per e-mail i stedet for med posten.
Med de rigtige it-løsninger kan PDF-fakturaerne endda dannes og distribueres automatisk direkte fra virksomhedens ERP-systemer.
Der har dog indtil nu været stor uklarhed om de juridiske krav til PDF-fakturaer til udlandet, fordi myndighederne ikke altid har villet anerkende PDF-fakturaer som et sikkert format, som kunne forhindre manipulation med de data, som fakturaen indeholder.
Det har betydet, at virksomhederne ikke har kunnet være sikre på, at de danske skattemyndigheder vil anerkende den momsfrihed, som gælder for salg til udlandet.
Digital signatur er nu et krav
Men denne usikkerhed i momslovgivningen er nu fjernet, idet EU’s momsdirektiv er blevet opdateret med en ny paragraf, der giver grønt lys for PDF-fakturering til udlandet, under den forudsætning, at det sker med brug af digital signatur.
PDF-fakturaerne har dermed fået samme juridiske gyldighed til udlandet, som de har haft, når de er blevet sendt til danske kunder, og som de fakturaer har, der sendes på papir eller per EDI, hvor dokumenterne udveksles direkte mellem ERP-systemerne.
Blåstempling af PDF-formatet
Dermed er der lagt op til en yderligere udbredelse af PDF-formatet til virksomhedernes kommunikation med kunderne, siger Lennart Garbarsch fra firmaet Tabellae A/S, der er eksperter i at udvikle Output Management-løsninger til danske virksomheder:
”Udveksling af PDF-fakturaer per e-mail er jo en langt nemmere og billigere kommunikationsform end udveksling af papirfakturaer, så det er godt, at vi nu har fået fjernet den usikkerhed, der hidtil har eksisteret. Indtil nu har myndighederne kunnet sætte spørgsmålstegn ved PDF-dokumentets integritet. Men det kan de ikke længere. Nu er PDF-fakturaerne blevet blåstemplet. Så man må forudse, at der nu vil ske en yderligere vækst i danske virksomheders anvendelse af PDF-fakturering. Både til de danske kunder, hvor der endnu ikke er krav til digital signatur endnu og til de udenlandske kunder.”
Eftersom PDF-formatet kan bruges til alle typer dokumenter og allerede bliver brugt i masser af danske virksomheder, så forudser Lennart Garbarsch også, at der vil ske en kraftig vækst i brugen af PDF-formatet til mange andre af de dokumenter, der udveksles mellem virksomhederne. For eksempel ordrer, ordrebekræftelser og kontoudtog.
Det relevante dokument fra SKAT kan fås ved henvendelse til lg@tabellae.dk
